WORKSHOPS VERGADERSYSTEMEN

We besteden met z‘n allen een enorme hoeveelheid tijd aan vergaderingen. Gemiddelde brengen medewerkers 41% van hun tijd door in vergaderingen. 56% van de medewerkers ervaart deze vergaderingen als nutteloos.

Toch zijn vergaderingen noodzakelijk om een organisatie te doen werken. Ze laten ons toe vragen te beantwoorden, doelen te bepalen, werk te realiseren en mensen op dezelfde lijn te brengen.

Tijd dus om het vergadersysteem onder de loep te nemen.

PROGRAMMA

Deepdive:

Tijdens de deepdive brengen we het huidige vergadersysteem in kaart. We kijken hoe doelen gesteld worden en hoe resultaten opgevolgd worden. We analyseren het aantal structurele vergaderingen tegenover het aantal ad hoc meetings. Op basis hiervan krijgen we een duidelijk zicht op de vergaderdruk, de efficiëntie en de effectiviteit. Dit vormt de basis waarmee we aan de slag gaan in de workshops.

Workshops:

Workshop 1: Creëren gemeenschappelijke taal:

• We overlopen de taxonomie van vergaderen leren per type waarvoor ze ingezet worden.
• We gaan in op het optimale aantal personen in een vergadering en het belang van vergaderen in vertrouwen.
• We maken kennis met de theorie van vergadercycli en het belang van vergaderritme

De theorie wordt in de workshop onmiddellijk toegepast op de bestaande vergaderingen.

Workshop 2: Opportuniteitenanalyse huidig systeem

Aan de hand van de resultaten van de deepdive, analyseren de deelnemers het huidige systeem. We brengen in kaart wat er goed loopt, wat er verbeterd moet worden en wat nieuw opgezet dient te worden.

Met een impact-effort analyse bepalen we de prioriteiten als basis voor de volgende workshop.

Workshop 3: Nieuw vergadersysteem ontwikkelen

In deze workshop brengen we alle samen. Gebaseerd op de opportuniteiten ontdekt in de vorige workshops, ontwerpen we een nieuw vergadersysteem. We bepalen wat waar en wanneer opgevolgd wordt, door wie en hoe terug gerapporteerd wordt naar het senior management.

Workshop 4: Plannen voor de toekomst

Met het nieuwe vergadersysteem in de hand, bepalen we hoe we dit zullen uitrollen. Werken we met pilots of doen we onmiddellijk een volledige implementatie.

We brengen de risico’s en voordelen in kaart en nemen een gefundeerde beslissing. We vertalen de geplande acties in een gedetailleerd projectplan waarmee de organisatie praktisch aan de slag kan.

Opvolging:

Het implementeren van een nieuw vergadersysteem vraagt het nodige werk. Gedurende 6 maanden organiseren we maandelijks een opvolgmoment met de deelnemers om de vooruitgang te bespreken en bij te sturen waar nodig. Met WidePeaks ‘System Implementation Score’ meten we hoe goed het nieuwe systeem ingang vindt.

Zo garanderen we dat de uitkomst van de workshops wel degelijk ingevoerd wordt.

DOELGROEP

Leidinggevenden die de vergaderdruk binnen de organisatie willen optimaliseren en de impact van de vergaderingen verhogen.

Deze workshops kunnen enkel slagen indien het voltallig leiderschapsteam van een organisatie of departement deelnemen.

GETUIGENISSEN

“Dat de wekelijkse 3 uur durende teamvergadering werd vervangen door een tweewekelijkse afstemming van anderhalf uur, heeft ons veel tijd bespaard. We zitten minder samen en krijgen toch meer gedaan.” Manager - overheidsbedrijf

“Begrijpen welke discussies passen in een vergadering en welke niet, maakt de vergaderingen een stuk efficiënter. Ik zit niet langer vast in vergaderingen waarin collega’s discussiëren over zaken die mij niet aanbelangen.” Marketeer - industrie

Laat ons ontdekken hoe we kunnen samenwerken!

De eerste afspraak is gratis